Dématérialiser les documents n’est rien d’autre que digitaliser ces derniers. Ce processus permet en réalité la diminution considérable de l’utilisation du papier. De même qu’une diffusion rapide des documents. En quoi consiste réellement la dématérialisation des documents ? Quels sont les avantages de cette dernière ?
Que comprendre à travers la dématérialisation des documents ?
Avant d’externaliser la dématérialisation de vos documents, il faut comprendre d’abord en quoi consiste la dématérialisation.
D’une part, elle constitue en la numérisation de différents documents papier. On distingue la numérisation fidèle et la numérisation simple. Cette dernière consiste en la création d’une copie numérisée d’un document physique qui existe déjà. Après la copie, place à l’intégration de cette dernière dans un outil GED. Vous venez ainsi de conserver l’original du document. Quant à la numérisation fidèle, elle consiste en la destruction du document original après une preuve fiable de la numérisation de cette dernière. On pourra alors archiver électroniquement la copie fidèle.
D’autre part, la dématérialisation permet de sauvegarder les documents numérisés dans un outil de gestion précis. Ainsi, ils sont facilement accessibles en tout moment.
Par ailleurs, elle consiste aussi en la numérisation de plusieurs documents occasionnant le contrôle et la validation d’autres documents à travers un workflow.
Les avantages de l’externalisation de ladite dématérialisation
L’externalisation dont il s’agit présente divers avantages. Elle est une solution durable qui permet d’accéder facilement aux documents. Elle est également une solution sécuritaire fiable. Car les papiers peuvent disparaitre à tout moment par un incendie par exemple. Où bien vous pourrez ne pas retrouver à temps un document urgent. Mais avec cette approche, c’est plus facile et simple de gérer vos documents et de les diffuser sans complexité. Ainsi, vous facilitez la tâche à vos collaborateurs. Et la productivité de l’entreprise va augmenter
cependant, il est important de se faire accompagner pour mieux réussir cette approche. Un archiveur avéré saura faire le travail avec détermination. Il faut surtout choisir une personne sérieuse et confiante. Ainsi, vous allez bénéficier d’un système de dématérialisation en conformité avec votre système d’information.
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